FASE:
ANÁLISIS. (Comprende
dos etapas fundamentales):
Etapa
I: Análisis
estratégico de la empresa
En
esta primera etapa participan los directivos, responsables de las oficinas de
la
empresa y personal seleccionado para la administración del archivo en cuestión.
Plan
de actuación.
En
etapa además del análisis estratégico de la empresa se tienen en cuenta
también
los problemas más comunes afectan la organización de un archivo de
gestión,
tales como:
_
Acumulación de documentos (existencia de documentos duplicados y
obsoletos
en la empresa) Redefinición de tareas encomendadas en cada una de las áreas o
direcciones de la empresa.
_
Diferentes criterios de archivo entre el personal de la empresa.
_
Falta de personal calificado. (Proyecciones).
_
Mobiliario y material incorrecto para archivar los documentos.
_
Insuficiente utilización de los documentos informáticos en relación con
Los documentos en soporte papel
Etapa
2: Estudio de la base
legal de la empresa y los procedimientos para su
creación.
Objetivo:
Conocer la legislación vigente que afecta la empresa en cuestión así
como
el uso y manejo de la documentación y otras fuentes que faciliten el
conocimiento de las direcciones y los métodos de archivos.
Plan
de actuación
Los
documentos necesarios a estudiar esta etapa:
_
Legislación que afecta a cada dirección en particular.
_
Expediente de Perfeccionamiento Empresarial. (Caracterización general
de la
empresa).
_
Reglamentos, Resoluciones, Cartas Circulares, etc. de cada dirección.
_
Normas de procedimientos elaboradas para la tramitación de los diferentes
asuntos.
_
Estudio del organigrama de la entidad.
_
Informe de los responsables de las direcciones de la empresa.
_
Estudio de manuales sobre archivística.
FASE
II: DISEÑO.
Etapa
I: Esta etapa
comienza con un análisis general de la situación actual de
los
documentos que tiene la organización, con la finalidad diseñar el archivo de
gestión,
acorde a las características y a las funciones de cada oficina, para garantizar
que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Plan
de actuación:
Este
análisis se lleva a cabo mediante contacto directo con los directivos de la
empresa
y a través de reuniones con las direcciones departamentales hasta
obtener
una visión global de la situación actual de la empresa y condiciones
reales
de las oficinas. Definición de los tipos documentales en que se plasman las
funciones de la organización. Revisión de los documentos de forma general para
conocer cuáles son los afines a las funciones que se desarrollan en la
organización.
_
Elaboración del cuadro de clasificación
_
Definición de las series documentales.
_
Determinación de los plazos de transferencias de los documentos a los diferentes archivos del sistema.
_
Definición el nivel de acceso a los documentos.
_
Gestión y control de expedientes.
_
Normalización de formularios.
_
Racionalización de los procedimientos.
_
Definición de las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento de la
documentación en cualquier soporte.
_
Determinación de los depósitos de almacenamiento de la documentación.
_
Definición de los criterios de organización de la documentación y pautas
para
su control y recuperación en cualquier soporte.
_
Elaboración de un informe que recoja los requerimientos necesarios para
el
archivo de gestión por cada una de las oficinas implicadas.
Etapa
2: Definición de los
soportes en que se plasmará cada tipo documental
durante
el proceso de generación de los documentos, con vista a su conservación y
utilización.
Plan
de actuación.
_
Análisis el volumen de producción de documentos y la situación organizativa
y
tecnológica en la que se encuentra la empresa.
_
Análisis de la identificación de los recursos de información ya realizadas
por
cada una de las oficinas de la empresa (tipo de fuentes, servicios y
sistemas
de información). Definición del soporte en que se plasmará cada
documento
según las condiciones reales de cada oficina.
VIDEO: La importancia de la innovación en las estructuras organizacionales.
CONCLUSIÓN:
Podemos concluir que la elaboración y el planteamiento de propuesta dentro de la metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales cobra gran importancia dado que en esta fase se realiza un análisis de dentro de la organización para conocer el estado real y actual en que se encuentra, estudiando también la base legal de la empresa y los procedimientos de su creación, comenzando esta etapa con una análisis general de la situación actual de los documentos con lo que cuenta la organización todo esto con la finalidad que acorde a las características y funciones de cada oficina se diseñe el archivo de gestión mas adecuado.
